Archiv

Was ist das KSCO-Archiv und welchen Zweck hat es?
Dieses KSCO-Archiv hat einen Archivträger und zwar den Verein Kampf-Sport-Club Obi e.V. Es dokumentiert die Vereinstätigkeiten, ist also unser historisches Gedächtnis. Es zeigt die Entstehung und Entwicklung des Vereins, dessen Tätigkeiten, Beziehungen und Interessen nachvollziehbar auf.
 
Dieses geführte Vereins-Archiv erleichtert eine effiziente Vereinsführung, indem der schnelle Zugriff auf ältere Unterlagen gewährleistet wird. Dieses Vereins-Archiv dient auch der Rechtssicherheit; die rechtlichen Grundlagen (Ordnungen, Satzungen) sind greifbar, Entscheidungen sind nachvollziehbar (MV- und Vorstandsprotokolle) und Vereinbarungen (Verträge) beweisbar. Dieses Archiv ist auch eine Quelle für die historische Nachforschung, die gewonnen Erkenntnisse des Vereins, die ihm selber zugute kommen können.

Was sind die Aufgaben unseres Vereins-Archivs?
Unser KSCO-Archiv, das seine Bestände sinnvoll erhalten und auf sie zurückgreifen will, soll folgende Aufgaben wahrnehmen: Bewertung, Erschliessung, Erhaltung und Vermittlung. Was ist damit gemeint?
 
Bewertung
Nicht jedes Blatt Papier kann aufbewahrt werden. Es braucht Entscheidungen darüber, ob etwas "archivwürdig" ist, d.h. ob es sinnvoll ist, etwas dauernd aufzubewahren. In Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit können wir uns die einfache Frage stellen: Sagt dieses Dokument etwas aus über den KSCO oder über die Tätigkeit des Vereins? Wenn wir diese Frage mit Ja beantworten können, dann ist die Grundlage für dessen Archivwürdigkeit gegeben.
 
Erschließung
Dieses KSCO-Archiv nützt nur etwas, wenn wir die Unterlagen, die wir aufbewahren auch wieder finden können. Wir müssen sie also erschließen, d.h. in eine Ordnung bringen und verzeichnen. Das von uns gewählte Ordnungssystem muss klar und einfach sein und vor allem konsequent angewendet werden!
 
Erhaltung
Die schönste Vereins-Archivordnung nützt nichts, wenn die sorgfältig ausgewählten und für archivwürdig befundenen Akten unseres Vereins verschimmeln, unter Büroklammern Rost ansetzen oder im Hochwasser untergehen. Die wichtigste Massnahme zur Bestandeserhaltung ist eine richtige Lagerung in geeigneten Behältnissen und in einem für die Archivierung geeigneten Raum.
 
Vermittlung
Wofür bewahren wir all die Unterlagen jahre- oder jahrzehntelang auf? Damit wir wieder darauf zurückgreifen können! Ein typisches Beispiel sind KSCO-Geschichten in Zusammenhang mit Jubiläen. Das ist mit Vermittlung gemeint: Wir machen das KSCO-Archiv zugänglich, um die darin vorhandenen Informationen zu nutzen.

Was soll dauerhaft archiviert werden?
 
Das kommt ins KSCO-Archiv:
  • Rechtliches und Organisatorisches: Beitragsordnungen, Satzungen, Organigramme
  • Mitgliederversammlung: Protokolle, Anwesenheitslisten
  • Vorstand:                            Protokolle, Arbeitsunterlagen usw.
  • Jahresberichte
  • Verträge:                            Arbeitsverträge, Versicherungspolicen usw.
  • Mitgliederverwaltung:     Adresslisten, Mitgliederwerbung, Rundschreiben
  • Finanzunterlagen:           Jahresrechnungen, Budgets, Kassenprüfberichte, Finanzplanung
  • Korrespondenz:                auch inhaltlich bedeutsame E-Mails ausdrucken!
  • Drucksachen:                   Jahresprogramme, Veranstaltungsprogramme usw.
  • Projekte:                           sämtliche Unterlagen zur Planung und Durchführung von Projekten
  • Konzepte:                          Leitbilder, Aufgabenstellung und Aktivitätenplanung, Gutachten
  • Vernehmlassungen
  • Unterlagen von Abteilungen, Sektionen, Angestellten, Arbeitsgruppen
  • Zeitungsberichte
  • Fotos
 
Das kommt nicht ins KSCO-Archiv:
  • Doppelte oder Mehrfachexemplare: nur ein Exemplar (wenn möglich das Original) aufbewahren
  • Rechnungsbelege: gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren einhalten, dann vernichten
  • Verschiedene Versionen von Dokumenten: vernichten, wenn sie keine zusätzlichen Informationen enthalten (z.B. handschriftliche Notizen, die inhaltlich gleich auch in getippter Version vorliegen)
  • Dokumente anderer Organisationen, die keinen direkten Zusammenhang mit dem KSCO haben: nur archivieren, wenn sie als Grundlage eigener Dokumente dienten (z.B. Statuten eines anderen Vereins, die als Vorlage dienten, nicht aber alle anderen Statuten, die zwar angeschaut wurden, deren Inhalt die eigenen Statuten aber nicht beeinflussten)
  • Protokolle und Jahresberichte des Dachverbands: werden nur aufbewahrt, solange sie gebraucht werden oder wenn ein KSCO-Mitglied oder der KSCO darin eine besondere Rolle spielt

     

     

     

     

     

     


 vgl. Quelle: Karin Schleifer, 14.05.2008